Fra januar 2015 skal alle arbeidsgivere levere A-meldingen. Meldingen vil erstatte fem av skjemaene som i dag leveres til Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå. Du bør forberede deg til ordningen allerede nå.
Få vårt gratis epost-nyhetsbrev levert rett til din innboks
Forenkling. Det er bakgrunnen for at alle arbeidsgivere fra og med januar 2015 må endre rapporteringsrutiner til det offentlige.
Målet er at samme opplysninger ikke lenger skal rapporteres flere ganger – til forskjellige offentlige etater. Nå skal arbeidsgivernes rapportering skje samtidig med – og i samme prosess som – den månedlige lønnskjøringen.
Fra fem skjema til en melding
A-ordningen er et samarbeid mellom Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå hvor målet er å forenkle rapporteringen for arbeidsgivere. I stedet for å sende overlappende informasjon i fem ulike skjemaer med forskjellig hyppighet og frist til tre etater sender man fra januar 2015 bare én elektronisk melding.
Leverer du noen av disse fem skjemaene skal du fra 2015 levere a-meldingen:
- Lønns- og trekkoppgave (RF 1015)
- Årsoppgave for arbeidsgiveravgift / følgeskriv til lønns- og trekkoppgave (RF 1037)
- Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk (RF 1025)
- Oppgave til lønnsstatistikk (NAV 25-01.10)
- Melding til Aa-registeret (RA 0500)
Rapporteringsfrist
A-meldingen skal leveres minst en gang per måned, og frist for rapportering er satt til den 5. i påfølgende måned. Det vil bli tatt hensyn til helger og helligdager, og det offentlige har varslet at de i god tid før levering vil publisere en kalender med alle aktuelle rapporteringsdager. I a-meldingen rapporterer du all lønnen som er utbetalt måneden før og status på alle arbeidsforhold.
Noen arbeidsgivere vil kanskje måtte endre rutiner eller arbeidsdeling i forhold til regnskapsføreren siden fristen for a-meldingen er den 5. i måneden etter. Dette betyr for eksempel at informasjon om arbeidsforhold og alle utbetalinger og ytelser i januar 2015 skal rapporteres i a-meldingen senest 5. februar 2015.
Hver måned skal du sende inn informasjon om alle ansatte og arbeidsforhold i virksomheten, mye tilsvarende det som nå sendes inn til NAVs Aa-register. Men det er noen forskjeller – nå skal du også rapportere inn arbeidsforhold selv om det ikke er noen endringer. Du må altså oppgi status for alle hver eneste måned, ikke bare en melding når de blir ansatt eller slutter. Statusen kan være at de fortsatt er ansatt, at de er i permisjon, eller at arbeidsforholdet er endret.
Selvstendig næringsdrivende uten ansatte skal ikke sende inn a-melding.
Slik sender du inn
Gjennom lønns- og personalsystem
A-meldingen kan leveres gjennom ditt lønns- og personalsystem. Mange leverandører vil tilpasse sine løsninger slik at de integreres med Altinn, som er innsendelseskanal for ordningen. Dermed kan rapporteringen leveres samtidig med lønnskjøringen.
Du finner en oversikt over hvilke leverandører som tilpasser seg ordningen på a-ordningens nettsider. For å få mer informasjon om ditt lønns-/personalsystem kan du kontakte din leverandør.
Manuell registrering i Altinn
Arbeidsgivere som ikke har et lønns- og personalsystem kan registrere a-meldingen manuelt i Altinn, som i dag. Men siden rapporteringen skal skje hver måned vil det være fornuftig å levere gjennom et lønns- og personalsystem hvis du har mange ansatte.
I den første a-meldingen som leveres må alle opplysninger om lønn og arbeidsforhold fylles inn. Når den første rapporteringen er gjennomført vil det for senere rapportering være mulig å hente opp en delvis forhåndsutfylt melding fra oppstartsbildet i a-meldingen. I den forhåndsutfylte meldingen vil delvis statiske opplysninger som arbeidsforhold hentes fra tidligere leverte meldinger. Dette er en ny funksjon i Altinn.
På papir
Innlevering på papirskjema vil bare kunne leveres i helt spesielle tilfeller. Arbeidsgivere som leverer på papir, CD eller lignende anbefales derfor å se på mulighetene for å levere gjennom et lønnssystem eller registrere manuelt i Altinn.
LTO-kodene forsvinner
Tallkodene slik vi kjenner dem fra Lønns- og trekkoppgaven vil forsvinne (LTO-kodene blir altså borte). I stedet for kodene, tar man i bruk et system av inntekts- og ytelsesbeskrivelser.
A-meldingen erstatter koder med beskrivelser av lønn, ytelser, fradrag og forskuddstrekk. Hvis du har et lønnssystem, skal lønnsartene kobles opp mot de nye beskrivelsene. Registrerer du a-meldingen direkte i Altinn, vil du finne de nye beskrivelsene og få hjelp til å velge mellom dem under utfylling.
Forbered deg tidlig
Arbeidsgivere må gjennomgå sine interne rutiner for blant annet HR, timeregistrering, reiseregninger og eventuelt andre forsystemer som er knyttet opp mot lønns- og personalsystemet. Kanskje må det gjøres endringer for å hente inn opplysningene om tillegg eller ansettelser i tide.
Sjekk tilgang og roller
Arbeidsgiver eller lønningsansvarlig må ha de nødvendige rollene for rapportering i Altinn. Dette gjelder både for de som leverer via et lønns- og personalsystem og de som registrerer manuelt i Altinn. For å sende inn a-melding trenger man rollen utfyller/innsender (UTINN). Dette er samme rolle som kreves for dagens terminoppgave. Hvis du lurer på hvordan du oppretter roller kan du lese mer på denne siden: www.altinn.no/portalhjelp
Har du behov for mer informasjon kan gå inn på ordningens nettsider på Altinn:
www.altinn.no/a-ordningen