Det er ikke enkelt å ha kontroll på diettreglene. Det siste halvannet året har vært preget av mange endringer, både i skattereglene og i særavtalene, noe som har gjort det utfordrende å være lønnsmedarbeider.
Vi skal derfor prøve å gi deg en oversikt over hvilke regler som gjelder.
Interessert i nyheter om skatt, økonomi og avgift? Få vårt nyhetsbrev levert på epost
I utgangspunktet står arbeidsgiver og arbeidstaker fritt til å avtale godtgjøring for kost på reiser i forbindelse med arbeidet. Hvilken utgiftsdekning den ansatte har krav på vil derfor normalt være regulert i avtalen mellom arbeidstaker og arbeidsgiver.
Arbeidstaker kan få dekket kostutgiftene sine på flere måter. De vanligste måtene er:
- Kostgodtgjørelse (etter statens satser, tariffavtale eller skattedirektoratets forskuddssatser)
- Refusjon (dekning etter regning/bilag)
- Naturalytelse (arbeidsgiver tar regningen direkte)
Trenger du oppdateringstimer? Vi tilbyr nettkurs om diettregler!
Kostgodtgjørelse
Kostgodtgjørelser er ytelser (ulegitimert) som en arbeidstaker mottar til dekning av kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid. Hvor mye arbeidstaker kan få godtgjort er altså avhengig av avtalen mellom arbeidstaker og arbeidsgiver.
Tidligere var vilkår og satser for utbetalinger etter statens særavtale stort sett i samsvar med vilkår og satser etter skattereglene. Utbetalinger etter særavtalen var derfor også trekkfrie for mottaker. Dette har, som kjent, endret seg.
Nå er Skattedirektoratets forskuddssatser i de fleste tilfeller lavere enn det som følger av særavtalene, noe som medfører at godtgjørelsen som regel må splittes i en trekkpliktig og en trekkfri del – hvis arbeidstaker og arbeidsgiver bruker satsene i særavtalen.
Kostgodtgjørelse – reise med overnatting innland
Etter statens særavtale kan merutgifter til kost på reiser med overnatting innland i 2019 dekkes med 780 kroner per døgn, uavhengig av type overnattingssted.
For å få utbetalt kostgodtgjørelsen trekkfritt må godtgjørelsen være utbetalt i samsvar med Skattedirektoratets satser (eller lavere) og følge legitimasjonskravene i skattebetalingsforskriften.
I 2018 kom det en innstramming skattemessig. Kostdekning ved overnatting på hotell skulle ikke lenger følge satsene i særavtalen, og det ble fastsatt en egen lavere sats. Ved annen type overnatting enn hotell har det lenge vært slik at arbeidstaker har fått et skattepliktig overskudd ved å bruke statens satser – men også disse satsene ble i 2018 vesentlig redusert.
Skattedirektoratets trekkfrie satser er avhengig av type overnattingssted og utgjør i 2019 følgende:
| 2019 | |
| Hotell | 578 |
| Hotell inkl. frokost | 462 |
| Pensjonat eller hybel/brakke uten kokemuligheter | 161 |
| Hybel/brakke med kokemuligheter eller privat (yrkesreise) | 89 |
Når det gjelder overnatting med kokemuligheter, så er det viktig å være klar over at denne satsen bare kan utbetales til ansatte på yrkesreise. Pendlere kan fra 2018 ikke lenger få dekket kost på reiser med overnatting når det er mulig å oppbevare og tilberede mat i pendlerboligen.
I og med at dekning etter statens særavtale er høyere enn det som kan utbetales trekkfritt, må dietten deles i en trekkfri og en trekkpliktig del.
Eksempel: Karl får dekket diett etter statens satser når han reiser i forbindelse med arbeidet. Det betyr at han har krav på 780 kroner i døgndiett når han reiser med overnatting. Karl overnatter på hotell der frokosten ikke er inkludert i prisen.
Regnestykket blir som følger:
Statens satser kr 780
Trekkfri sats (skatteregler) kr 578
Trekkpliktig utbetaling kr 202
Trekkfri utbetaling utgjør kr 578. Trekkpliktig utbetaling utgjør kr 202 (kr 780 – kr 578).
Diettgodtgjørelse ved nytt diettdøgn
For reiser med overnatting, der reisefraværet strekker seg 6 timer eller mer inn i et nytt (påfølgende) døgn, kom det en endring i særavtalen fra 22. juni 2018 som medførte at arbeidstaker bare fikk utbetalt godtgjørelse basert på dagsatsene. Tidligere var det slik at arbeidstaker fikk diettgodtgjørelse etter satsen som gjelder ved overnatting for et helt nytt døgn. Denne endringen fikk også virkning skattemessig i 2018 siden man ikke hadde noen egne regler skattemessig.
Med virkning fra 2019 er det foretatt en endring i skattereglene (reversering til slik det var før 22.juni 2018) ved at reiser på 6 timer eller mer inn i døgn uten overnatting (påbegynt døgn) godtgjøres etter døgndiettsats for type overnattingssted for siste overnatting. Ved overnatting på hotell vil arbeidstaker altså i det påfølgende døgnet få utbetalt et høyere beløp hvis vedkommende følger Skattedirektoratets forskuddssatser, enn det han eller hun har krav på etter særavtalen.
Måltidstrekk
Får arbeidstaker dekket ett eller flere måltider på reisen, må godtgjørelsen reduseres med 20 prosent (frokost), 30 prosent (lunsj) og/eller 50 prosent (middag). Satsene for måltidstrekk er de samme både etter særavtalen og skattereglene, og gjelder både ved reiser i Norge og utenlands.
Etter særavtalen skal måltidstrekk foretas i høy sats (780 kroner), selv om det i det påfølgende døgnet bare utbetales dagdiettsats. I kommentarene til statens særavtale fremgår det at måltidstrekket likevel ikke kan overstige diettsatsen for den aktuelle dagen. Etter skattereglene foretas måltidstrekk basert på døgndiettsatsen for type overnattingssted f.o.m 2019. I tillegg er det viktig å legge merke til at både overskuddsberegning og måltidstrekk skal foretas per døgn – og ikke som tidligere hvor hele reisen ble sett under ett.
Når reisen i det påbegynte døgnet er under 6 timer, kan det ikke gis kostgodtgjørelse. Da kan det heller ikke gjøres et måltidstrekk. Arbeidsgiver kan i stedet dekke måltider i det påbegynte døgnet direkte eller refundere utgiftene uten skattlegging. Dette er en konsekvens av at overskudd og måltidstrekk skal beregnes per døgn og gjelder uansett hvordan man overnatter.
Kostgodtgjørelse – reise med overnatting utland
Etter statens særavtale (utenlandsregulativet) beregnes kostgodtgjørelsen ut fra egne satser for land/by og reisens varighet. Satsene avhenger altså ikke av type losji.
I 2018 kunne arbeidstaker skattemessig få utbetalt kostgodtgjørelse etter satsene i særavtalen (utland) uten at det ble noe overskudd, forutsatt at men overnattet på hotell. I 2019 er dette endret, og nå gjelder Skattedirektoratets forskuddssatser ved reiser innenlands fullt ut også for reiser utenlands.
Eksempel: Kari får dekket diett etter statens satser når hun reiser i forbindelse med arbeidet. I januar 2019 var hun på et arbeidsoppdrag i London og bodde på hotell. Det betyr at hun har krav på 900 kroner i diett per døgn. Skattedirektoratets trekkfrie sats er på 578 kroner, slik at 322 kroner av utbetalingen blir trekkpliktig.
Diettgodtgjørelse ved nytt diettdøgn
Også i utenlandsregulativet ble det endringer når det gjelder diettgodtgjørelse ved nytt diettdøgn. I stedet for å ha rett på full diettgodtgjørelse fikk arbeidstaker f.o.m 22. juni 2018 bare rett på 50 prosent av satsen (tidligere 100 prosent) dersom reisen varer fra 6 til 12 timer inn i det nye døgnet.
Endringen i særavtalen medførte også endring i den skattemessige behandlingen i 2018. Fra 2019 følger ikke lenger skattereglene satsene i særavtalen. På reise i 6 timer eller mer inn i nytt døgn uten overnatting vil arbeidstaker kunne få utbetalt full diettgodtgjørelse (tilsvarende siste overnatting).
Når det gjelder måltidstrekk foretas det på tilsvarende måte som ved reiser innenlands.
Kostgodtgjørelse – reiser uten overnatting innland (dagreiser)
I 2018 var satsene i særavtalen i samsvar med Skattedirektoratets trekkfri satser, men f.o.m 2019 er det fastsatt egne, lavere skattefrie satser. Det er positivt at disse satsene nå fastsettes uavhengig av særavtalen, slik at også disse kan fastsettes ved starten av året sammen med øvrige forskuddssatser. Gjeldende satser for 2019 er:
| Satser 2019 | Særavtale | Skattefrie satser |
| Fravær fra 6 til og med 12 timer | 307 | 200 |
| Fravær over 12 timer | 570 | 400 |
Ved måltidsfradrag etter særavtalen skal dette alltid beregnes ut fra overnattingssatsen (780 kroner), selv om det er en dagreise. Skattemessig tar man utgangspunkt i faktisk sats (200/400).
For at utbetalingen skal være trekkfri må reisen være en tjenestereise etter skattereglene. Hva man skal legge i dette begrepet har vært og er uklart, men skattemyndighetene har forsøkt å komme med noen avklaringer på hvem som har krav på ulegitimert diettgodtgjørelse på dagsreiser.
Krav om yrkesreise
I en kunngjøring fra Skattedirektoratet i oktober 2017 ble det presisert at en arbeidstaker som har reise som en del av sitt ordinære arbeid ikke kan motta trekk- og skattefri kostgodtgjørelse. I vurderingen av om arbeidstaker utøver ordinært arbeid skal det for det første sees hen til det skattemessige yrkesreisebegrepet.
For å kunne motta diettgodtgjørelse skattefritt må arbeidstaker være på en yrkesreise slik det er definert i bestemmelsene i FSFIN 6-44-13. Siden yrkesreiser ofte er utøvelse av ikke-ordinært arbeid så vil spørsmålet om dekning av kost som utgangspunkt kunne avgjøres på samme måte som ved dekning av reisekostnader.
I forskuddsmeldingen for 2019 er det presisert at arbeidsreiser som blir til yrkesreiser på grunn av behov for å frakte utstyr med bil, ikke innebærer at man får mulighet til trekk- og skattefri kostgodtgjørelse, selv om dette er en yrkesreise per definisjon. Det samme ble uttalt å gjelde ansatte som har reise-/transportoppdrag som en del av sitt ordinære arbeid, for eksempel sjåfører, flybesetning, mannskap på båter, politi i UP-tjeneste osv.
Tilleggskrav om merkostnader
I tillegg til kravet om at arbeidstakeren må være på en yrkesreise, må han også ha merkostnader til kost. I Skatte-ABC 2018/19 fremkommer følgende om kravet til merkostnader:
«Hvorvidt skattyter rent faktisk pådrar seg merkostnader eller ikke, beror i stor grad på arbeidssituasjonen. For arbeidstakere hvor arbeidet nødvendiggjør regelmessig reiseaktivitet, vil det normalt ikke foreligge en merkostnadssituasjon fordi det er tilstrekkelig forutsigbarhet mht. bespisning. Med regelmessig reiseaktivitet menes tilfeller hvor arbeidstaker som en naturlig del av sitt arbeid må forflytte seg, nettopp fordi han/hun ikke har en stedbunden arbeidsplass. Generelt vil dette være tilfelle for f.eks. håndverkere og selgere. Merkostnader til kost kan imidlertid oppstå for reiser som ikke utføres som en del av det ordinære arbeidet.»
Skattemyndighetene mener det er arbeidsgiver som er nærmest, og dermed best egnet, til å foreta en vurdering av om den ansatte oppfyller vilkåret om «merkostnad».
Vi opplever imidlertid at mange er usikre på hva som ligger i begrepet merkostnad, og det er uheldig at skattemyndighetene ikke har kommet med noen konkrete retningslinjer for vurderingen.
Det er altså ikke nok at man rent faktisk pådrar seg en merutgift, men det kreves at reisene ikke er en del av den ordinære arbeidssituasjonen.
Slik vi forstår reglene, er spørsmålet om reiseaktiviteten er en påregnelig følge av det arbeidet man skal utføre i henhold til arbeidskontrakten.
Er det mulig å planlegge reisene, i den forstand at de er forutsigbare eller ikke? Reisehyppigheten er i seg selv ikke avgjørende, men det er klart at jo mer man reiser i jobben, jo lettere vil man kunne si at reisene er forutsigbare og mulig å planlegge.
Kostgodtgjørelse – reise uten overnatting utland (dagreiser)
For reiser i utlandet uten overnatting kan arbeidstaker etter statens særavtale få dekket diett med 50 prosent av full døgnsats ved fravær fra 6 inntil 12 timer. Ved fravær fra og med 12 timer kan han eller hun få full døgndiettsats for vedkommende land.
Fra og med 2019 følger man ikke satsene i særavtalen ved reiser utenlands, siden det er fastsatt egne skattefrie satser på dagreiser som gjelder både innenlands og utenlands(se ovenfor under dagsreiser innenlands)
Relatert innhold
Den glemte diskusjonen om skatteplikt ved reiser
